Patientnämndsärenden

Syfte

Region Gävleborg anger att utförare inom Hälsoval skall bistå Patientnämnden och systematiskt tillvarata patienters och närståendes berättelser. Detta är ett viktigt led i att stärka patientens ställning och förbättra vårdens kvalitet och patientsäkerhet.

Enligt Patientlagen (2014:821) och Patientsäkerhetslagen (2010:659) har patienter och närstående rätt att få stöd av Patientnämnden vid klagomål och synpunkter. Ligamentum AB skall hantera ärenden från Patientnämnden på ett korrekt, respektfullt och konstruktivt sätt.

Denna bilaga beskriver hur ärenden från Patientnämnden tas emot, utreds, besvaras och används i det systematiska kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet.

---

Definition

Patientnämndsärende: Ett klagomål eller en synpunkt som Patientnämnden har tagit emot från patient eller närstående och som översänds till vårdgivaren för utredning och yttrande.

---

Patientnämndsärendets hanteringsprocess (Mermaid)

flowchart TD
    A[Ärende inkommer från Patientnämnden] --> B[Registrering och diarieföring]
    B --> C[Bekräftelse till Patientnämnden]
    C --> D[Utredning av ärendet]
    D --> E[Sammanställning av yttrande]
    E --> F[Godkännande av Verksamhetschef]
    F --> G[Svar till Patientnämnden<br/>(inom angiven tidsfrist)]
    G --> H[Dokumentation och arkivering]
    H --> I[Analys av lärdomar]
    I --> J[Införande i förbättringsarbete<br/>och riskanalys]

---

1. Ta emot ärenden från Patientnämnden

Patientnämnden översänder ärenden skriftligt (vanligtvis via e-post eller brev) till Verksamhetschefen eller angiven kontaktperson.

Vid mottagande skall:

• Ärendet registreras i verksamhetens diarium/klagomålssystem.
• Datum för inkommande noteras.
• Patientnämndens diarienummer antecknas.
• Berörd patientjournal identifieras (om möjligt).

---

2. Bekräftelse

Patientnämnden skall få en bekräftelse på att ärendet mottagits inom 5 arbetsdagar. Bekräftelsen kan vara kort och ange vem som handlägger ärendet samt beräknad tid för svar.

---

3. Utredning

Ärendet utreds med den omfattning som krävs. Utredningen kan omfatta:

• Genomgång av journal och dokumentation
• Samtal med berörd personal
• Granskning av relevanta rutiner och processer
• Vid behov inhämtande av kompletterande uppgifter från patient/närstående via Patientnämnden

Utredningen skall vara saklig, objektiv och dokumenterad.

---

4. Yttrande och besvarande

Verksamhetschefen (eller delegerad person) sammanställer ett skriftligt yttrande till Patientnämnden. Yttrandet skall innehålla:

• Sammanfattning av vad som hänt enligt utredningen
• Verksamhetens bedömning av händelsen
• Eventuella åtgärder som vidtagits eller planeras
• Eventuella kommentarer till patientens/närståendes berättelse

Yttrandet skall vara respektfullt och konstruktivt formulerat.

Svaret skall skickas till Patientnämnden inom den tidsfrist som anges i ärendet (vanligtvis 3–4 veckor). Om längre tid behövs skall Patientnämnden informeras i god tid.

---

5. Godkännande

Innan svaret skickas till Patientnämnden skall yttrandet godkännas av Verksamhetschefen. Vid allvarligare ärenden eller principiella frågor kan även Medicinskt ledningsansvarig eller Ledningsgruppen involveras.

---

6. Dokumentation och arkivering

Alla Patientnämndsärenden dokumenteras i verksamhetens diarium/klagomålssystem. Dokumentationen skall innehålla:

• Inkommande ärende från Patientnämnden
• Utredningsmaterial
• Yttrande/svar
• Datum för svar
• Eventuella uppföljningsåtgärder

Dokumentationen arkiveras enligt gällande arkivregler.

---

7. Användning i kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet

Patientnämndsärenden utgör en viktig källa till förbättring. Därför skall:

• Varje ärende analyseras med avseende på möjliga brister i rutiner, processer eller bemötande.
• Lärdomar och förbättringsförslag förs in i förbättringsplan och åtgärdslogg.
• Allvarliga eller återkommande ärenden lyfts till riskanalys.
• Sammanfattande trendanalys av Patientnämndsärenden presenteras vid ledningsgenomgång.
• Lärdomar kommuniceras till berörd personal på ett konstruktivt sätt (utan att peka ut enskilda personer).

Patientnämndsärenden bidrar därmed till det systematiska kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet och till att patienters och närståendes erfarenheter tas tillvara.

---

Ansvar

---

Tidsramar

---

Koppling till övriga delar av ledningssystemet

• Patientnämndsärenden hanteras ofta parallellt med klagomål och synpunkter.
• Allvarliga ärenden kan utgöra avvikelser och hanteras enligt avvikelsehanteringsrutinen.
• Lärdomar förs in i förbättringsplan och åtgärdslogg samt riskregister.
• Trendanalys är en del av egenkontroll och ledningsgenomgång.

---

Denna rutin säkerställer att Ligamentum AB bistår Patientnämnden på ett korrekt sätt och systematiskt använder patienters och närståendes berättelser för att förbättra vårdens kvalitet och patientsäkerhet – i enlighet med Region Gävleborgs krav och gällande lagstiftning.

---

Godkännande

---

Dokumenthistorik

Relaterade dokument

• Klagomål och synpunkter – Processer & Rutiner
• Information till patienten: 'Så klagar du på vården' – Patientnämnden och IVO – Bilagor & Mallar
• Avvikelsehantering – Processer & Rutiner
• Behörighetsstyrning och loggkontroller – Processer & Rutiner